Van beleid naar praktijk: duurzame Global Mobility

Dennis, jij bent een van de experts die bijdragen aan de whitepaper. Kun je jezelf voorstellen?

Mijn naam is Dennis Michels. Ik ben oprichter van Mobility Mastery en heb ervaring met advisering binnen organisaties. Ik geloof in een samenhangende kijk op internationale mobiliteit, vanuit een strategisch perspectief. Door de doelen centraal te stellen, kun je zowel het beleid als het volledige relocationproces verbeteren.

Hebben duurzaamheid en ESG het mobilitybeleid van bedrijven veranderd? En zo ja, op welke manier?

Zeker. ESG-doelstellingen spelen de laatste tijd een grote rol in Global Mobility-programma’s. Het gaat niet meer alleen om het verplaatsen van mensen, maar ook om de verantwoordelijkheid die daarbij hoort. Bedrijven richten zich op het verminderen van CO₂-uitstoot, bieden duurzamere huisvesting aan en proberen afval bij verhuizingen te beperken. De aanpak verschuift daarmee van het afhandelen van losse verhuizingen naar een strategische, duurzamere benadering. Dat vind ik een heel positieve ontwikkeling.

Al vóór de verhuizing komen duurzame opties aan bod, zoals openbaar vervoer, elektrische huurauto’s en energiezuinige tijdelijke huisvesting. Een bedrijf waarmee ik onlangs was gaan samenwerken, wilde bijvoorbeeld ESG in het programma opnemen. Medewerkers ontvingen een vast relocationbudget, een lump sum, maar dat sloot niet aan bij de ESG-doelstellingen. We vervingen die vrije budgetten door vooraf goedgekeurde pakketten met onder meer duurzame huisvesting, huurmeubilair en vervoer met een lage uitstoot. Zo kreeg het bedrijf meer grip op de uitstoot en kon het beter sturen op de eigen ESG-doelen.

Heb je de afgelopen twee jaar vernieuwende ontwikkelingen gezien in Global Mobility-beleid?

De mobilitywereld verandert snel. Er zijn interessante verschuivingen zichtbaar. Bedrijven bespreken duurzaamheid veel eerder. Ze bieden duurzame opties vanaf het begin van een verhuizing aan, in plaats van het onderwerp pas achteraf toe te voegen. Je kunt beter de oorzaak aanpakken dan symptomen bestrijden. Ook zie ik dat bedrijven gegevens en hulpmiddelen gebruiken om CO₂-besparingen bij te houden en de impact van hun programma te meten.

Een vernieuwend voorbeeld is Google, dat de CO₂-voetafdruk van het woon-werkverkeer wilde verkleinen. Het bedrijf introduceerde een deelautoprogramma met hybride en elektrische voertuigen op locaties met passende infrastructuur. Het was interessant om te zien dat zo’n grote organisatie dit kon realiseren en dat medewerkers er tevreden over waren. Eén verandering kan de uitstoot aanzienlijk verminderen. Wanneer een voorloper als Google zoiets doet, volgen andere bedrijven.

Buiten duurzaamheid zie ik vooral aanpassingsvermogen en flexibiliteit als belangrijke beleidstrends. Bedrijven kijken verder dan traditionele langdurige uitzendingen en onderzoeken alternatieven, zoals local-plusregelingen, grensoverschrijdend woon-werkverkeer en werken op afstand. Het gaat erom aan te sluiten bij hoe medewerkers vandaag willen werken, met behoud van de structuur en compliance die de organisatie nodig heeft.

Welke rol speelt beleid bij het verduurzamen van Global Mobility?

Die vraag krijg ik vaak: waarom is beleid belangrijk? Ik ben ervan overtuigd dat beleid de basis vormt voor een succesvolle bedrijfsstrategie. Het brengt structuur en consistentie en vertaalt doelen naar handelen. Als je ESG-doelstellingen verankert in Global Mobility-policies, wordt duurzaamheid onderdeel van dagelijkse besluiten. Door die werkwijze vast te leggen, worden duurzaamheidsbeloften onderdeel van de manier waarop de organisatie werkt.

Een praktisch voorbeeld: ik nam in een Global Mobility-policy op dat medewerkers die verhuizen in een energiezuinige woning moeten wonen. Zo’n enkele beleidswijziging kan een grote invloed hebben op de CO₂-voetafdruk, juist omdat deze terugkomt in dagelijkse keuzes. Daarmee blijft de uitvoering aansluiten op de ESG-doelen. Als organisatie of leidinggevende kun je dus al verschil maken door beleid goed vast te leggen.

Kun je dus al verschil maken door het op te schrijven?

Je moet ook blijven controleren of het gebeurt. Veel bedrijven hebben beleid dat in de praktijk niet wordt gevolgd. Er moeten daarom mensen zijn die zorgen voor een juiste uitvoering. Het begint met vastleggen. Vervolgens breng je het beleid in praktijk en blijf je controleren of het wordt nageleefd.

Waar schiet duurzaamheidsbeleid binnen Global Mobility-programma’s vaak tekort?

Een van de grootste problemen is dat beleid te vaag is of voor medewerkers te moeilijk uitvoerbaar. Onduidelijke duurzaamheidsrichtlijnen worden vaak genegeerd. Formuleer doelen daarom zo helder mogelijk en voorkom uitzonderingen die een precedent scheppen.

Een ander probleem ontstaat wanneer de invulling grotendeels aan de medewerker wordt overgelaten, zoals bij een vast relocationbudget. Wie één bedrag krijgt voor de verhuizing, heeft niet automatisch een reden om voor de duurzaamste optie te kiezen. Gemak en lage kosten kunnen dan zwaarder wegen.

Bedrijven nemen soms aan dat medewerkers vanzelf milieuvriendelijke keuzes maken, zonder duurzaamheid goed in de strategie te verankeren. Maar zonder duidelijke richting kiezen de meeste mensen voor wat het gemakkelijkst is.

Terug naar het eerdere voorbeeld: het bedrijf werkte met een lump sum en merkte dat medewerkers regelmatig kozen voor reis- en huisvestingsopties met een hoge uitstoot. Een stimulans om anders te kiezen ontbrak. We hebben het beleid herzien en vooraf goedgekeurde pakketten ingevoerd, met duurzame huisvesting en vervoer met een lage uitstoot. Daarmee veranderde de richting en werd de duurzame keuze makkelijker. Dat heeft veel invloed op de totale CO₂-voetafdruk van een organisatie.

Kun je nog een voorbeeld geven waarin de uitvoering van beleid veel betekende voor de ESG-doelen?

Zeker. Bij ABN AMRO werkte ik mee aan een programma waarin de trein voorrang kreeg op het vliegtuig. Het richtte zich op medewerkers die pendelen en op zakenreizigers, bijvoorbeeld tussen Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Waar zij eerder meestal vlogen, werd reizen per trein na de invoering verplicht voor de reizen waarop het programma van toepassing was. Aanvankelijk was er weerstand: medewerkers verwachtten dat het meer tijd zou kosten. Maar in plaats van veiligheidscontroles, vertragingen en lange instaptijden op een luchthaven, kregen zij een comfortabele reis met een snelle trein. Uiteindelijk was de ervaring van medewerkers positief en daalde de uitstoot van hun vervoer met 66%. Na dit succes volgden andere bedrijven het voorbeeld.

Net als bij Google werd hier een voorbeeld gesteld. Door zakelijk reizen te verbinden met duurzaamheidsafspraken binnen mobility, bereik je een grote groep mensen. ESG-doelstellingen worden zo onderdeel van het dagelijkse werk, voor zowel zakenreizigers als medewerkers die internationaal verhuizen.

Hoe zorg je dat beleid uitvoerbaar is en geen theoretisch document blijft?

Maak het praktisch en eenvoudig te volgen. Beleid dat te theoretisch, ingewikkeld of vaag is, werkt niet goed in de praktijk. Medewerkers moeten duidelijk weten wat er van hen wordt verwacht. Maak het gemakkelijk om de juiste keuze te maken. Ondersteun hen ook tijdens het proces. Zoals in de whitepaper wordt benadrukt, is training belangrijk. Hulpmiddelen en informatie helpen medewerkers om het beleid in echte situaties te begrijpen en toe te passen. Zo wordt beleid werkbaar.

Wat adviseer je HR-leiders die hun duurzaamheidsbeleid willen versterken?

Mijn belangrijkste advies: houd het eenvoudig en praktisch. Duurzaamheidsbeleid klinkt vaak goed op papier, maar leidt niet vanzelf tot verandering. HR-leiders kunnen zich richten op vijf stappen:

1. Beoordeel het bestaande beleid. Kijk kritisch waar het tekortschiet. Begin met de vraag: hebben medewerkers moeite om duurzame keuzes te maken?
2. Maak de duurzame optie de makkelijke keuze. Hoe eenvoudiger het is, hoe groter de kans dat medewerkers die keuze maken. Denk aan vooraf goedgekeurde pakketten voor duurzame huisvesting, duidelijke richtlijnen en vervoer met een lage uitstoot.
3. Begin vroeg. Bespreek duurzaamheid zodra een verhuizing is goedgekeurd. Voeg het niet pas achteraf toe.
4. Kies de juiste samenwerkingspartners. Werk met providers en relocation management companies die aansluiten op jullie duurzaamheidsdoelen en gegevens kunnen leveren om de voortgang te volgen. Vraag naar hun eigen doelen en hoe zij jullie ESG-doelstellingen ondersteunen. De mobilityafdeling en providers moeten als één team aan gedeelde doelen werken.
5. Betrek medewerkers. Gebruik training, maak de gevolgen van hun keuzes zichtbaar en laat hen onderdeel zijn van de oplossing.

De belangrijkste boodschap: goed ontworpen beleid maakt duurzaamheid eenvoudig en effectief. Het helpt bedrijven ESG-doelen te bereiken, versterkt hun reputatie, helpt talent aan te trekken en creëert blijvende impact.